HubSpot CRM: ¿Qué es y cómo funciona este Software?

Autor Mailclick HubSpot blog, Inbound y automatización, Ventas Deja un comentarioModificado 17 de septiembre del 2021
Portada de articulo qué es hubspot crm

 

Hubspot CRM es una herramienta que te ayuda a organizar y administrar la información de tus prospectos y clientes, así como las diversas interacciones que tienes con ellos.

 

Funciona con base en la nube, lo cual te permite acceder fácil y rápidamente a toda la información que necesitas, desde cualquier lugar, en cualquier momento (siempre y cuando tengas internet).

 

 

Dentro de las funciones más importantes de este software están las siguientes:

  • Almacena y gestiona fácilmente tu base de datos con información como nombre, apellido, teléfonos, estado del lead, estado del ciclo de vida, estatus de negocios, conversaciones por email, tareas, entre muchas otras cosas que tú defines.
  • Registra todas las interacciones que tienes con tus prospectos (y clientes) por email, teléfono e incluso WhatsApp.
  • Gestiona tu pipeline comercial (embudo de ventas) con los negocios que tienes en las diversas etapas de tu proceso de ventas.
  • Inscribe automáticamente a nuevos prospectos en tu base de datos desde tu sitio web y otros canales digitales
  • Registra todas las actividades comerciales como tareas y notas que no necesariamente sean una interacción directa con el prospecto.
  • Crea paneles de reportes de marketing, ventas y analíticas web muy útiles para evaluar el desempeño de las actividades.

 

Esta herramienta la puedes encontrar en su versión gratuita con numerosos beneficios para tu equipo de ventas. O bien, puedes escalarla e integrar las diferentes funcionalidades de su Software para incluir a tus equipos de marketing y atención a clientes.

 

Pero, ¿por qué el CRM de HubSpot es tan popular?, ¿funciona este software para tu empresa?, ¿es tan útil como dicen que es?

A continuación te platicamos todo lo que tienes que saber de esta herramienta para facilitar tu proceso comercial e impulsar el crecimiento de tus ventas.

 

Infografía hubspot crm con definición y razones para usarlo

 

¿Cuál es la diferencia entre HubSpot y HubSpot CRM?

HubSpot y su CRM no son lo mismo. La diferencia es que HubSpot es un conjunto de productos (Hubs) que sirven para diversas funciones y el CRM es uno de dichos productos.

El CRM es una de las razones principales por las que HubSpot se ha popularizado tanto a nivel mundial ya que cuenta con una versión gratuita muy completa que se puede complementar con funciones más avanzadas de CRM y ventas.

En otras palabras, HubSpot no es un CRM por sí mismo, sino una plataforma integral con diferentes softwares:

 

Cada uno de estos módulos (o Hubs) cuenta con herramientas específicas que se adaptan a las necesidades de cada equipo, es decir, el equipo de ventas no tiene las mismas actividades que el equipo de marketing o el de atención a ventas. Por ello cada uno requiere herramientas con funcionalidades diferentes, específicas a sus áreas.

 

¿Cómo puede ayudarte este sistema de CRM?

Seamos honestos, el objetivo central de todas las empresas es cerrar ventas. Pero… ¿cómo lograrlo si no tienes un registro adecuado y unificado de información para lograr un seguimiento eficaz a prospectos y clientes?

HubSpot CRM permite, justamente, brindar una mayor organización de la información de tus clientes y prospectos así como a las interacciones con ellos.

Además, al basarse en la metodología Inbound, su interfaz es intuitiva y fácil de usar para que tu equipo pueda enfocarse en lo que realmente importa: mejorar la experiencia de los contactos antes, durante y después de la compra. De esta manera pueden lograr una interacción oportuna que permite cerrar ventas con mayor efectividad.

Entre otras cosas, el CRM de HubSpot puede ayudarte a:

  • Mantener tu base de datos de prospectos y clientes en un solo lugar
  • Estar enterado de las actividades y resultados de tu equipo comercial
  • Facilitar y sincronizar el seguimiento de tus pipelines de ventas (procesos comerciales)
  • Registrar los importes de cada negocio y los montos totales que tienes en cada etapa de tu embudo comercial
  • Identificar las oportunidades de venta que están estancadas o en pausa
  • Agendar las futuras interacciones y delegar las acciones que sean necesarias
  • Medir los resultados y generar reportes de ventas
  • Mejorar la eficiencia de tu equipo comercial y su interacción con los clientes.
  • Acelerar y facilitar tareas repetitivas como el envío de emails.

 

¿Por qué utilizar HubSpot CRM y no otro software?

Una de las principales ventajas de HubSpot es la unidad. Los CRM en general están diseñados para mantener una base de datos de contactos y generar reportes con base en ello. HubSpot ha ido más allá, generando un CRM útil para marketing, ventas y atención al cliente. Lo cual unifica los datos de manera óptima.

Sin embargo, esta no es la única razón por la que este CRM es tan especial:

    • Personalización en los pipelines y su seguimiento en tiempo real. Esto permite una mejor visualización del estado personalizado del ciclo de venta y el lugar en el que se encuentra el cliente o prospecto.
    • Vinculación con Gmail y Outlook, ¡incluso en su versión gratuita! De esta forma, tus asesores podrán saber qué prospectos abren sus emails y dan click en los enlaces e información que les envían.
    • Uso de la misma base de datos para todos los equipos. Una opción que te permitirá mejorar la organización y comunicación para unificar el seguimiento a los prospectos y clientes.
    • Profesionalización y optimización del proceso comercial. Este CRM cuenta con una gran cantidad de funciones para facilitar y agilizar el proceso de ventas.
    • Reportes fáciles de crear e interpretar. Tienes acceso a diferentes tableros de reportes que te muestran información actualizada en tiempo real, no tendrás que perder más tiempo en sacar reportes diarios, semanales o mensuales.
    • Diseño intuitivo y amigable. Esta característica lo vuelve más funcional que otros CRM.
      Cuenta con tutoriales gratuitos y material de aprendizaje. Podrás no solo comprender su funcionamiento sino identificar cómo mejorar tus ventas.
    • Acceso a agencias Partners de HubSpot. Si quieres una implementación rápida, ayuda en la curva de aprendizaje y una implementación exitosa, tener la opción de contratar ayuda externa para lograrlo es una gran ventaja.
    • Escalabilidad de las herramientas y servicios. Si se integran más servicios, también incrementan las funcionalidades disponibles para tu empresa. De esta forma, puedes mejorar el trabajo colaborativo y el rendimiento de los tres equipos que más interactúan con tus contactos: marketing, ventas y atención al cliente.

¿Cómo funciona el CRM de HubSpot?

Más allá de las funcionalidades que te compartimos anteriormente, en el siguiente video encontrarás una demostración muy breve y concisa de algunas de las funcionalidades más importantes de HubSpot CRM.

 

 

¿Cómo saber si este CRM es el adecuado para tu equipo de ventas?

Como ya hemos mencionado, el CRM de HubSpot tiene muchos puntos a favor en cuanto a su funcionalidad. Pero, es cierto que deberás conocer bien a tu empresa para definir si esta plataforma es la más adecuada.

Primero, deberás hacerte algunas preguntas básicas:

      1. ¿Ya han usado antes un CRM? ¿Tu equipo tiene experiencia previa?
      2. ¿Qué problemas esperan resolver al implementarlo? ¿Cuáles son las expectativas?
      3. ¿Con cuánto tiempo dispones tú y tu equipo comercial para configurarlo internamente? ¿Necesitarán ayuda externa para la implementación?
      4. ¿Qué tiempo contemplan para superar la curva de aprendizaje?
      5. ¿Existen procesos comerciales documentados que puedan implementarse en el software?
      6. ¿Cuál es el presupuesto del que dispone tu empresa?

Esas, entre otras preguntas, te permitirán determinar el CRM más adecuado para tu equipo.

Debes saber que esta herramienta sólo es útil si deseas organizar y optimizar tu proceso de ventas y ya tienes definido cómo lo llevas a cabo. En caso de que no lo tengas definido y tu equipo comercial carezca de tiempo para planificarlo, es conveniente que contrates una agencia partner de HubSpot para que te ayude a sacar el máximo partido a esta plataforma con grandes resultados en conversiones y ventas.

Algunos factores importantes para que evalúes la conveniencia de HubSpot son:

      1. Es uno de los CRMs más intuitivos y fáciles de usar, incluso para personas sin experiencia previa.
      2. Su enfoque de acompañamiento en el crecimiento de pequeñas, medianas y grandes empresas. Esto significa que puedes comenzar desde lo más básico (y gratuito) e ir escalando funcionalidades en relación al crecimiento y necesidades de tu compañía. A mediano y largo plazo es una gran ventaja.
      3. Cuenta con una gran cantidad de recursos de aprendizaje y tutoriales gratuitos, además, siempre una agencia partner como nosotros puede ayudarte en la planeación, configuración, implementación y capacitación.
      4. Está centrado en facilitar la alineación y comunicación entre las diferentes áreas de la empresa. Por supuesto, eso impacta positivamente el resultado conjunto.
      5. Es escalable no solo para el área de ventas, sino también para tu equipo de marketing y operaciones. Y desde el punto de vista económico, también es escalable con sus versiones gratuitas y niveles de pago.

Ahora bien, más allá de implementar esta herramienta, deberás establecer una estrategia precisa para tu equipo de ventas y marketing. De lo contrario, no sacarás el máximo potencial de sus funcionalidades.

 

¿Es suficiente con la versión gratuita del CRM de HubSpot?

Aunque ya lo mencionamos antes… ¡El CRM de HubSpot tiene una versión completamente gratis! No se trata de una prueba gratuita de tiempo limitado. Sino de una herramienta que puedes usar durante toda la vida sin pagar nada.

 

Si en algún momento requieres de las funcionalidades y herramientas más avanzadas de CRM y ventas de HubSpot como rotación de prospectos, notificaciones sin límites, automatización de procesos de ventas, entre otros, puedes simplemente realizar un upgrade.

 

Como cualquier otra herramienta HubSpot CRM tiene ventajas y desventajas. Primero, establezcamos qué limitaciones tiene la versión gratuita:

      • Puedes almacenar la información e interacción de hasta 1 millón de contactos de forma gratuita. Pero, si agregas las funcionalidades pagadas de Marketing Hub, el precio final de HubSpot puede incrementar.
      • Si tus prospectos o clientes abren tus emails, te avisa y lo registra en el sistema. También te avisa si alguien da click en los enlaces o archivos que compartiste. En la versión sin costo solo te incluye un máximo de 200 correos por mes.
      • En esta versión solo puedes configurar hasta cinco plantillas de correo, para agilizar el envío de información que frecuentemente piden tus prospectos.
      • Solo tienes 15 minutos de llamadas mensuales directas desde HubSpot, por usuario.
      • Puedes configurar un único pipeline de ventas, con diferentes etapas de negocio.
      • Tienes la capacidad de enlazar tu agenda y crear un enlace de reuniones donde las personas directamente agenden tiempo contigo, en los espacios que hayas marcado como disponibles, pero en esta versión solo puedes configurar un solo enlace.
      • Puedes configurar reportes en tiempo real, sin embargo, en la versión gratuita solo tienes acceso a 3 tableros con 10 reportes cada uno.

La versión gratuita de HubSpot CRM es una gran opción para que tu empresa y equipo comiencen a familiarizarse con el manejo del CRM. Sin embargo, con esas limitaciones, mientras más actividad comercial tenga tu equipo, necesitarás contratar funcionalidades y capacidad adicional en el futuro.

 

¿Qué tan fácil es de implementar?

La respuesta directa es: no es tan sencillo como parece.

El CRM de HubSpot es muy accesible y puedes registrarte inmediatamente. Como su interfaz es muy intuitiva hay muchas cosas que podrás configurar fácilmente y sin ayuda, pero, mientras más avanzas es muy probable que necesites una de dos opciones:

      • Una persona dedicada a la planeación, implementación, capacitación del personal y administración del CRM.
      • Ayuda externa.

Lo anterior con el fin de sacar el máximo provecho no solo a las herramientas sino realmente a mejorar:

      1. La calidad y rapidez del seguimiento a prospectos
      2. La eficiencia del proceso comercial
      3. La productividad de tus asesores comerciales
      4. Y lo más importante: tus ventas.

Algunos de los pasos que debes de tener en cuenta para lograrlo son:

      1. Entender y documentar el proceso de ventas para llevar la teoría y la práctica al software.
      2. Subir tu base de datos al CRM.
      3. Vincular tu sitio web y dominio a la herramienta para un registro eficiente de analíticas.
      4. Configurar las propiedades del CRM de acuerdo al proceso de ventas y a la información que normalmente recopilas de tus prospectos.
      5. Definir las etapas de negocio que representan el embudo comercial de tu empresa.
      6. Crear usuarios y asignar permisos.
      7. Configurar los tableros de reportes para monitorear fácilmente las actividades comerciales.
      8. Capacitar a tu equipo comercial y tener en cuenta una curva de aprendizaje aceptable.

Como puedes ver, contar con el soporte de especialistas podría ser la mejor opción para tu empresa si no cuentas con el equipo (y tiempo) necesario entre tus colaboradores. Al final, así ahorrarás todo el tiempo y esfuerzo que te llevaría organizar (de forma interna) todas las acciones e información que necesitas para poner el proyecto en marcha.

Ahora que ya conoces un poco más acerca del CRM de HubSpot, ¿necesitas ayuda? En Mailclick Agencia de Inbound Marketing & Sales te ayudamos a implementar una estrategia personalizada que impulsará tus procesos de ventas.


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