Gestión de contactos: principales problemas y soluciones

La gestión de contactos es una serie de acciones orientadas a administrar y organizar, lo más eficientemente posible, la base de datos de contactos, prospectos y clientes de una empresa.

En este contexto, la gestión de contactos no se refiere únicamente al registro, almacenamiento y ordenamiento de los datos iniciales sino también a la recolección de cada una de las interacciones que tiene la empresa con dichas personas.

Curiosamente, tanto empresas pequeñas como grandes compañías enfrentan problemas y retos muy similares a la hora de lograr una buena administración de sus contactos.

5 Problemas típicos en la gestión de contactos

Te comparto los obstáculos con los que comúnmente lidian nuestros prospectos y clientes y algunas maneras en las que les ayudamos a solucionarlos.

Problema 1: La información de los prospectos está en una hoja de cálculo en drive o excel y es difícil acceder a ellos y administrarlos.

¿Cómo puedes solucionarlo?

Primero que nada es importante vincular tus activos digitales a un software que te permita recopilar de forma automática la información de las personas que te contactan, sin necesidad de que tu equipo de ventas o marketing tengan que registrarlos manualmente.

Esto se puede realizar, independientemente del sector de tu empresa, puede ser de manufactura, inmobiliaria, automotriz, etc. y funcionar perfectamente bien, siempre y cuando se configuren apropiadamente las propiedades personalizadas.

A través de:

1. Formularios:

2. Chatbots

3. O flujos de conversación automatizados en sitio web y redes sociales.

Todos estos canales se vinculan y registran automáticamente al CRM de Hubspot, junto con toda la información que proporciona el contacto.

Pero no únicamente la información inicial que la persona proporcionó, sino también todas las interacciones que realicen los asesores de venta con dicho prospecto través de email, WhatsApp e incluso llamadas.

De esta manera, es muy rápido y sencillo acceder a todos los contactos y poder encontrarlos y organizarlos dependiendo de determinadas características, filtros y propiedades que son configurables dentro del software.

Así pues, no solamente logras administrar los contactos de forma más eficiente sino que eliminas el riesgo de perder datos e información valiosa en tus procesos de venta.

Problema 2: Muchos contactos se pierden porque no se registran o se extravían cuando hay rotación de personal

¿Cómo puedes solucionarlo?

Empleando un CRM que te permita almacenar la información de tus contactos, sea que los den de alta manualmente cuando, por ejemplo, llaman directamente a tu oficina o que se registre automáticamente si preguntan desde tu sitio web o redes sociales.

De esta forma la administración de tus contactos no correrá riesgo, porque incluso se pueden configurar permisos por nivel de usuario para que solo las personas autorizadas puedan eliminar masivamente, importar o exportar la información de los prospectos, entre muchas otras cosas.

Problema 3: Los contactos van quedando rezagados cuando llegan nuevos y se desconoce si se les da seguimiento

¿Cómo puedes solucionarlo?

Una de las formas más sencillas es mediante el uso de listas activas que se configuran muy fácilmente acorde a lo que necesitas segmentar de tu base de datos. Por ejemplo sector, ciudad, fecha de última actividad, asesor que atiende, estado del ciclo de vida, entre otros aspectos.

En el CRM de Hubspot se muestran los contactos que reúnen las características que elegiste y puedes supervisar si el seguimiento que están recibiendo es adecuado o no.

Por otro lado, con base en las listas también pueden generarse reportes personalizados con los que puedes identificar qué asesores tienen más prospectos a su cargo con determinadas características, por ejemplo, contactos a los que no se les haya dado seguimiento en determinado periodo de tiempo.

Con estos ajustes en tus procesos ya no dependerás de que preparen un reporte a final de mes y te lo presenten, ni tendrás que depender de un excel que no tiene todos los datos o que no sabes si son verdaderos o no. Simplemente entras al software y encuentras toda la información que requieres para identificar qué contactos tienen seguimiento atrasado.

Problema 4: Reciben muchos leads de campañas y tráfico orgánico pero no logran asignarlos a tiempo y atenderlos a todos

¿Cómo puedes solucionarlo?

Una de las funcionalidades que más nos gusta del CRM de Hubspot es la rotación automática, porque permite asignar en cuestión de segundos a los prospectos nuevos que llegan, sea entre uno o varios grupos de asesores.

Además, es posible segmentar, antes de la rotación automática, a dichos contactos para asignar únicamente a los prospectos con determinadas características, en los que vale la pena que tu equipo comercial invierta su tiempo.

Problema 5: No saben qué prospectos están calificados y cuáles no, así que pierden mucho tiempo dando seguimiento a leads no calificados

¿Cómo puedes solucionarlo?

Este problema puede solucionarse de diferentes maneras, una es a través de la segmentación antes de la asignación de un prospecto a un asesor comercial.

Para ello, es sumamente recomendable contar con una herramienta de puntuación automática como la de Hubspot.

Esta funcionalidad permite que, a cada contacto, dependiendo de la información que brinde, así como su comportamiento e interacción en el sitio web y canales digitales de la empresa, se le asigne una puntuación automática que se configura acorde a las necesidades de cada empresa y sus buyer personas.

Una vez que el sistema tiene esta información y llega un nuevo prospectos, se pueden rotar únicamente aquellos que cuenten con determinado rango de puntuación, es decir, que estén más calificados que otros.

También es factible segmentar acorde a la información que proporcionó una persona en el formulario de contacto y así solo asignar a los vendedores, a aquellos contactos que presentan mejores características de calificación que otros.

¿Necesitas ayuda para poner un poco de orden en tu empresa? Cuéntanos, seguro podemos ayudarte a implementar un buen proceso de gestión de contactos.

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